Tutto è pronto per il giorno delle vostre nozze. Avete predisposto tutto, in autonomia o grazie al pieno supporto di un Wedding Planner.

Per il coordinamento del giorno avete pensato di affidarlo al Wedding Assistant della location scelta, l’allestitore inoltre vi ha assicurato che  supervisionerà gli allestimenti nel dettaglio, inclusi segnaposto, bomboniere, tableau de mariage e mise en place.

Perché mai quindi avvalersi di un Wedding Coordinator?

Il coordinamento del giorno dell’evento non prevede solo la semplice gestione logistica (seguita dalla Wedding Assistant della location che spesso ha come fine ultimo la salvaguardia della location stessa) o degli allestimenti.

Spesso viene detto agli sposi che si “coordinerà” la giornata, quando in realtà non verranno gestiti moltissimi aspetti fondamentali come, ad esempio, la preparazione della sposa in tempi utili affinché non arrivi in ritardo o gli spostamenti degli invitati.

Che cos’è veramente il coordinamento del giorno delle nozze

Il coordinamento è un compito estremamente complesso e vario, che coinvolge sia la cerimonia che il ricevimento.

Chi coordina un matrimonio deve essere pronto ad affrontare differenti situazioni, necessita quindi di alcuni requisiti.

Requisiti e compiti del coordinatore

  • Autorevolezza: il coordinatore deve essere autorevole e al contempo gentile, sia con gli invitati (ad esempio quando è necessario farli entrare in chiesa prima che arrivi la sposa), sia con i collaboratori, sollecitandoli nel modo corretto in caso di mancanze o imperfezioni per porre tempestivamente rimedio.
  • Saper gestire gli imprevisti: la gestione e la risoluzione di qualsiasi  imprevisto deve essere tempestiva e non deve coinvolgere né gli sposi né gli ospiti.
  • Sapere  nel dettaglio come si svolgeranno matrimonio e ricevimento, eventi sempre nuovi e unici con una propria scaletta.

Ecco quindi alcuni compiti imprescindibili

  • TIMING

Definire e controllare il timing significa impostare lo svolgimento dell’intera giornata, durante la quale ad ogni momento corrisponderà un orario preciso che dovrà essere rispettato sia dai fornitori coinvolti sia dai protagonisti dell’evento: gli sposi.

Il coordinatore dovrà quindi:

  1. fare una scaletta precisa, che preveda l’inizio della preparazione della sposa in tempi utili per essere puntuali alla cerimonia;
  2. avvisare la location in caso si verificassero ritardi o anticipi rispetto alle previsioni;
  3. gestire gli spostamenti degli ospiti dalla zona aperitivo alla zona di ricevimento, al taglio torta e al dopocena, sempre in accordo con il catering e sempre di concerto con chi riprenderà i vari momenti o con chi gestirà la colonna sonora dell’evento;
  4. gestire le tempistiche durante il ricevimento per inserire discorsi, sorprese, balli, effetti speciali, ecc. Anche questo sempre in accordo con catering, musicisti fotografi e videomaker.

 

  • SUPERVISIONE ALLESTIMENTI

Il coordinatore dovrà controllare che tutto venga allestito esattamente come concordato, sia alla cerimonia che al ricevimento.

 

  • CERIMONIA

La cerimonia è a tutti gli effetti un evento nell’evento, e gli aspetti che il coordinatore deve considerare sono molti, eccone solo alcuni:

  1. coordinare l’arrivo dello sposo;
  2. avere costante contatto con la sposa per verificarne partenza dal luogo della preparazione in modo che arrivi senza far aspettare lo sposo davanti al celebrante;
  3. far spostare le auto nel piazzale in modo che sia tutto libero al momento delle foto agli sposi;
  4. gestire il corteo d’ingresso;
  5. far prendere posto agli invitati al momento opportuno e nel posto corretto;
  6. fare attenzione che gli invitati ritardatari non entrino mentre sta entrando la sposa rovinando le foto;
  7. sistemare l’abito e il velo della sposa;
  8. controllare che la navata (o in caso di rito civile la sala o l’area del giardino) sia lasciata libera da carrozzine o altro.

 

  • RICEVIMENTO

Fondamentale è il coordinamento con il maître o con il responsabile del banqueting per far sì che tutto rispecchi gli accordi presi e che la mise en place  sia quella concordata con gli sposi. È inoltre indispensabile eseguire un controllo incrociato  tra il tableau de mariage e  la corretta disposizione dei tavoli in modo che tutti trovino il loro posto velocemente.

 

  • ALLESTIMENTI IN CORSO DI SERATA

Quando non c’è un coordinamento effettuato da un professionista si tende a preparare tavolo dei confetti, dei dolci, bomboniere e scenografia della torta prima dell’arrivo degli invitati, inclusi angoli che verranno utilizzati in un secondo momento.

La presenza di un coordinatore consente di affidare la preparazione di ogni dettaglio durante lo svolgimento dell’evento con effetto wow sugli invitati.

Se poi alcuni momenti della giornata avranno luogo negli stessi spazi affidarsi ad un coordinatore professionista diventa un must have.

 

  • CONTROLLO DELLE TOILETTE

Controllare le condizioni dei bagni in corso di serata e prontamente riferire a chi compete è una cosa che spesso viene sottovalutata.

Non tutte le location prevedono di default una persona che li tenga puliti per tutto il tempo, cosa che consigliamo di appurare già in fase contrattuale. In caso non ci sia nessuno  che controlli si rischia di trovarli sprovvisti di ciò che serve già a metà evento o in condizioni non ottimali.

Questi sono solo alcuni degli aspetti che vanno considerati durante la gestione di un evento.

Chi si occupa professionalmente del coordinamento è attivo in modo costante almeno 15 ore durante la giornata per essere presente e disponibile con il suo team, dalla preparazione degli sposi al disallestimento in location.

A chi affidare quindi il coordinamento del giorno delle nozze?

Per concludere, il nostro consiglio è di:

  • Non affidare il coordinamento al Wedding Designer = il Wedding Designer differisce sia dal Wedding Planner sia dal Wedding Coordinator per il fatto di essere preposto solo ed esclusivamente alla progettazione di ogni dettaglio visivo e scenografico come già spiegato in questo articolo.
  • Non affidare il coordinamento al servizio preposto interno alla location per i motivi riportati nel presente articolo.
  • Affidare il coordinamento al Wedding Planner in quanto in Italia chi svolge professionalmente il coordinamento è necessariamente anche un wedding planner.

Tuttavia, anche se la maggior parte dei wedding planner offrono anche il servizio di coordinamento del giorno, non datelo per scontato e fatevi dire esattamente cosa  comprende questo servizio e, se volete, utilizzate questo articolo come prima check list 😉